Varkaat ry:n rekisteri- ja tietosuojaseloste

Varkaat ry                                                                                    21.5.2018

Rekisteri- ja tietosuojaseloste                                                                     cropped-image14.png

 

 

 

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Jyväskylän yliopiston varhaiskasvatustiedettä opiskelevien ainejärjestön Varkaat ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 21.5.2018. Viimeisin muutos 26.2.2019.

 

  1. Rekisterinpitäjä

Varkaat ry

Cygnaeuksenkatu 5 B 54, 40100 Jyväskylä

 

  1. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Elma Hyöky

elma.s.hyoky@student.jyu.fi

Cygnaeuksenkatu 5 B 54, 40100 Jyväskylä

+35844 555 9609

 

  1. Rekisterit
  • Yhdistyksen jäsenrekisteri
  • Yhdistyksen jäsenten sähköpostilista
  • Yhdistyksen hallituksen jäsenten sähköpostilista
  • Tapahtumien ilmoittautumisrekisterit

 

  1. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen) tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu (jäsenyys).

Varkaat ry:n rekistereihin liittyvän henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito jäseniin, jäsenyyden ylläpito, tapahtumiin osallistumiseen liittyvä yhteydenpito sekä tiedotus opintoihin liittyvistä asioista ja yhdistyksen tapahtumista.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Varkaat ry:tä rekisteröityneenä yhdistyksenä velvoittaa yhdistyslaki (11 §).

 

  1. Rekisterin tietosisältö

Yhdistyksen jäsenrekisteriin tallennettavia tietoja ovat: Henkilön koko nimi, sähköpostiosoite, rekisteröitymisajankohta, vuosikurssi Jyväskylän yliopistossa varhaiskasvatustieteen opinnoissa, mielenkiinnon kohteet jäsenyhdistyksen tapahtumiin liittyen sekä tieto jäsenmaksun maksamisesta.

Yhdistyksen jäsenten sähköpostilistalle tallennettavia tietoja ovat: Nimi sekä sähköpostiosoite.

Yhdistyksen tapahtumien ilmoittautumisrekistereihin tallennettavia tietoja ovat: Nimi, sähköpostiosoite, vuosikurssi, demoryhmä sekä tapahtumaan liittyvät tiedot, kuten erityisruokavalio ja erityistoiveet. Tapahtumien ilmoittautumisrekisteriin tallennettavat tiedot vaihtelevat tapahtuman luonteen mukaan.

 

Jäsenrekisteristä, sähköpostilistoilta ja tapahtumarekistereistä tyhjennetään kaikki tiedot vuosittain, kun uusi jäsenkausi alkaa.

 

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäseneltä, jäsenen täyttäessä sähköisen lomakkeen.

 

  1. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille.

 

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

 

  1. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

  1. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

 

Mainokset